หลักการและเหตุผล

1) จดหมายเหตุ ได้แก่ เอกสารทุกชนิดที่เป็นผลมาจากการทำงานขององค์กรที่ถูกเก็บรักษาไว้ด้วยกัน เพื่อการอ้างอิงและ
การศึกษาค้นคว้า เพื่อให้เข้าใจถึงการทำงาน ความเป็นไปอย่างถูกต้องและเชื่อถือได้
               หอจดหมายเหตุ ได้แก่ การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ และสามารถอ้างอิงได้ตามหลักวิชาการ หอจดหมายเหตุ
ุมีระบบการจัดเก็บอยู่หลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับแหล่งที่มาของเอกสาร (Provenance) และการจัดเก็บตั้งแต่แรก (Original Order)
รวมทั้งขึ้นอยู่กับระยะเวลาและความสำคัญของเอกสารอีกด้วย โดยทั่ว ๆ ไป หอจดหมายเหตุแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ ได้แก่ :

2) ปัจจุบัน ในประเทศไทย ได้มีการจัดตั้งสมาคมหอจดหมายเหตุแห่งประเทศไทยขึ้นในปี ค.ศ.2001

           โดยมีอาจารย์ ชาญวิทย์ เกษตรศิริ เป็นนายกสมาคม และห้องเอกสารอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯได้เป็นสมาชิกของสมาคมฯนี้ด้วย สมาชิกของสมาคมฯนี้ประกอบไปด้วยหอจดหมายเหตุและห้องเอกสารขององค์กรต่าง ๆ ทั่วประเทศ ทั้งองค์กรของรัฐบาลและเอกชน ปรากฏการณ์นี้ทำให้เราเห็นได้อย่างชัดเจนว่า การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง และมีประโยชน์มหาศาลสืบต่อไป

3) ความสำคัญของอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯและการจัดเก็บเอกสาร

• อัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ เป็นองค์กรที่มีประวัติความเป็นมายาวนาน และนับได้ว่าเป็นอ้ครสังฆมณฑลที่มีความสำคัญที่สุดในประเทศไทย ทั้งนี้ สืบเนื่องมาจากประวัติความเป็นมาของมิสซังสยามในอดีต นับแต่ปี ค.ศ.1669 จนกระทั่งเป็นต้นกำเนิดของมิสซังต่าง ๆ ในภูมิภาคนี้หลาย ๆ มิสซัง รวมทั้งเป็นต้นกำเนิดของสังฆมณฑลต่าง ๆ ในประเทศอีกด้วย
  นอกจากประวัติความเป็นมาอีกยาวนาน พร้อมด้วยประวัติศาสตร์ที่มีคุณค่าแล้ว อัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯยังมีระบบการทำงานและการบริหาร ทั้งระดับฝ่ายและระดับเขตต่าง ๆ ทำให้มีหน่วยงานสังกัดอยู่มากมาย
   
• การจัดเก็บเอกสารของอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ จากประวัติศาสตร์อันยาวนานกว่า 350 ปีนี้ ทำให้มิสซังสยามเข้าไปมีส่วนอยู่ในประวัติศาสตร์ของประเทศไทยอยู่มิใช่น้อย ทั้งจากบันทึกเก่า ๆ ของเอกสารของบรรดามิชชันนารีที่เข้ามาทำงานในประเทศไทย การจัดเก็บเอกสารของอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯได้เริ่มต้นขึ้นอย่างจริงจัง ในปี ค.ศ.1988 แต่ยังมิได้ใช้ชื่อว่า “หอจดหมายเหตุ” ใช้แต่เพียงว่า “ห้องเอกสาร” โดยได้พยายามรวบรวมเอกสารต่าง ๆ ที่มีอยู่แล้วที่สำนักมิสซังฯเก่า คือ ตึกโรงพิมพ์อัสสัมชัญ และสำนักมิสซังฯปัจจุบัน โดยแบ่งออกเป็น 3 หมวดใหญ่ ๆ ได้แก่ :

                   1. หมวดเอกสาร          2. หมวดรูปภาพ         3. หนังสือ

              
         สำหรับหมวดเอกสารนั้น สามารถรวบรวมได้เฉพาะเอกสารที่มีอยู่ในสมัยกรุงรัตนโกสินทร์เท่านั้น ส่วนเอกสารที่มีอยู่ในสมัยกรุงศรีอยุธยานั้น ห้องเอกสารมีเฉพาะสำเนาเอกสารจากต้นฉบับที่มีอยู่ที่หอจดหมายเหตุคณะมิสซังต่างประเทศแห่งกรุงปารีส และหอจดหมายเหตุของสมณกระทรวงเผยแผ่ความเชื่อ (Propaganda Fide) อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารเป็นการจัดเก็บโดยแบ่งหมวดเอกสารตามสมัยของพระสังฆราชต่าง ๆ จนกระทั่งถึงสมัยปัจจุบัน (Chronological System)
 

4) ข้อจำกัดของห้องเอกสารอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ

1. เอกสารที่จะจัดเก็บมีมาก แต่พื้นที่มีน้อยปัจจุบัน นอกจากเอกสารที่จัดเก็บไว้แล้วที่ห้องเอกสาร ยังมีเอกสารที่รอการจัดเก็บอีกจำนวนมาก อยู่ที่ :

• สำนักมิสซังฯปัจจุบัน เอกสารในสมัยของพระอัครสังฆราช ยวง นิตโย และพระคาร์ดินัล ไมเกิ้ล มีชัย กิจบุญชู
• ตามวัดต่างๆ
• ตามฝ่ายต่างๆ ของอัครสังฆมณฑลฯ

       แม้ว่า เอกสารที่มีอยู่ที่สำนักมิสซังฯจะได้รับการจัดเก็บอย่างดี แต่ก็สมควรที่จะได้รับการจัดเก็บตามระบบที่หอจดหมายเหตุ ส่วนเอกสารตามวัดและตามฝ่ายต่างๆ ซึ่งมีอยู่มากมายนั้น ก็ได้รับการจัดเก็บตามสภาพของแต่ละวัดซึ่งแตกต่างกัน ควรที่จะมีระเบียบเพื่อให้จัดเก็บและจัดส่งเอกสารเหล่านั้นมายังหอจดหมายเหตุ

       ปัจจุบัน ห้องเอกสารไม่มีพื้นที่เพียงพอที่จะรองรับเอกสารเหล่านี้ได้หมด จึงยังไม่มีการดำเนินการใด ๆ เพื่อจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ หลายครั้งเราต้องสูญเสียเอกสารต่างๆ ไป สืบเนื่องมาจากการทำลาย ทั้งจากธรรมชาติ แมลง และมนุษย์เอง
 

          นอกจากนี้ ยังมีหนังสือเก่า ๆ และหนังสือทางด้านค้นคว้าอีกมากมาย รวมทั้งวัตถุต่าง ๆ ที่มีคุณค่าในการจัดเก็บ ทำให้เนื้อที่ที่มีไม่เพียงพออีกต่อไป  ส่วนสำคัญอีก 3 ส่วน ซึ่งห้องเอกสารยังไม่สามารถบริการได้ คือ :

                       ปัจจุบัน มีคุณพ่อ สุรชัย ชุ่มศรีพันธุ์ และพนักงาน 2 คน รับผิดชอบงานด้านนี้ ซึ่งมีความจำเป็นจะต้องเข้ารับการอบรมอยู่เสมอเมื่อมีโอกาส เพระเหตุว่า งานหอจดหมายเหตุเป็นงานที่แตกต่างจากงานด้านประวัติศาสตร์ งานแต่ละด้านก็ไม่เหมือนกัน เช่น งานซ่อมเอกสาร และงานระบบคอมพิวเตอร์ งานหอจดหมายเหตุจึงควรมีการเตรียมบุคลากร และเพิ่มบุคลากรที่มีความสามารถเฉพาะด้าน ข้อจำกัดประการหนึ่งก็คือ งานหอจดหมายเหตุเป็นงานที่ไม่มีรายรับ หรือหากมีก็น้อยมาก เช่น การถ่ายสำเนา งานถ่ายเอกสาร แต่จะเป็นงานที่มีรายจ่ายค่อนข้างมาก มิใช่เฉพาะเงินเดือนพนักงาน แต่อุปกรณ์การจัดเก็บรักษาเอกสาร ก็มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง งานหอจดหมายเหตุจึงเป็นงานรักษาคุณค่า ความสำคัญ รักษาประวัติศาสตร์และวัฒนธรรมขององค์กรเป็นสำคัญ
 

ขั้นตอนและระยะเวลาการจัดตั้งหอจดหมายเหตุอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ

   1) ด้านบุคลากร เตรียมให้มีบุคลากรที่มีความสามารถในการทำงานด้านนี้ โดย

         1.จัดตั้งคณะกรรมการเฉพาะกิจเพื่อร่วมกันวางแผนในการจัดตั้ง (ภายในเดือนเมษายน 2005) คณะกรรมการนี้ประกอบด้วย

   2) ด้านอาคารสถานที่

• ออกแบบรายละเอียดของหอจดหมายเหตุ ให้เห็นถึงจำนวนห้อง และพื้นที่ใช้งาน อุปกรณ์การจัดเก็บ และอุปกรณ์ที่ใช้ และรายละเอียดอื่น ๆ ทั้งหมด เพื่อประกอบการพิจารณา (ภายในเดือนเมษายน 2005)
• เสนอให้ฝ่ายการเงินและทรัพย์สินพิจารณาอนุมัติอาคาร หรืออนุมัติการก่อสร้างอาคาร (ไม่สามารถกำหนดระยะเวลาได้)

   3) ด้านเอกสาร

• เสนอร่างระเบียบการจัดเก็บ และส่งเอกสาร เพื่อให้ทุกวัดและทุกหน่วยงานปฏิบัติไปในทางเดียวกัน (ภายในเดือนเมษายน 2005) ตัวอย่างเช่น